Carta del empleador para la visa de nómada digital: modelo y contenido

Qué debe incluir la carta de la empresa para el visado de nómada digital

Los documentos oficiales llaman a la carta de distinta forma: la UGE habla de «carta de la empresa extranjera», el consulado de «certificado de la empresa». El contenido es parecido en ambos casos, y una sola carta puede cubrir los dos requisitos si incluye todos los puntos [1][2].

Las funciones deben poder realizarse exclusivamente en remoto: la UGE explica que esto significa que el trabajo no exige supervisión presencial de la producción ni del personal, visitas a clientes ni nada parecido [3]. La carta no sustituye el extracto del registro que acredita al menos un año de actividad de la empresa ni las pruebas de ingresos [1][2].

En qué se diferencia la carta para un trabajador por cuenta ajena del documento para un autónomo

Para el trabajador por cuenta ajena (relación laboral) hacen falta la antigüedad, la autorización para trabajar en remoto y las condiciones de retribución. Para quien trabaja por cuenta propia (relación profesional), el consulado pide un certificado sobre la antigüedad de la relación contractual (mínimo tres meses) y sobre los términos y condiciones en que se realizará el trabajo a distancia [2]; en este caso la UGE menciona el contrato mercantil [3], y la existencia de una relación laboral no acredita la profesional, ni al revés [1].

Por eso, al freelance le sirve una carta del cliente junto con el propio contrato. Para los propietarios de su propia empresa (autónomo societario), la autorización para trabajar en remoto se da por supuesta, pero el resto de puntos sí deben figurar en la carta [1]. Más sobre los contratos: Digital Nomad para freelance. Dónde encaja la carta en el orden general de la solicitud lo muestra la hoja de ruta del DNV.

Modelo de carta de la empresa para un trabajador por cuenta ajena

El modelo muestra la estructura. No es un formulario jurídico ni un impreso oficial: en las normas y documentos que hemos leído no hay modelo, solo una lista de contenidos [1][2]. Entre corchetes van los datos que rellena la empresa. No escribas nada que no sea cierto: por ejemplo, no indiques la inscripción en la Seguridad Social hasta que esté hecha.

[Papel con membrete de la empresa: nombre, domicilio social, número de registro, datos de contacto]

[Ciudad], [fecha]. Destinatario: Unidad de Grandes Empresas y Colectivos Estratégicos o Consulado General de España en Moscú (deja el que corresponda).

Asunto: confirmación de la relación laboral y autorización para trabajar en remoto desde España.

Párrafo 1. Sobre la empresa. «La empresa [denominación completa], registrada en [país] con el número [número] el [fecha de registro], desarrolla su actividad en el sector de [sector] de forma ininterrumpida desde [fecha]. Se adjunta el extracto del registro.»

Párrafo 2. Sobre el empleado y su antigüedad. «Confirmamos que [nombre y apellidos], pasaporte [número], trabaja en nuestra empresa desde [fecha de inicio] con [tipo de contrato] en el puesto de [denominación]. En la fecha de esta carta, la relación laboral dura más de tres meses.»

Párrafo 3. Funciones. «Las funciones principales del empleado son: [lista]. Estas funciones se realizan exclusivamente mediante medios informáticos, telemáticos y de telecomunicación y no requieren la presencia del empleado en la oficina de la empresa, en la planta de producción ni en las instalaciones.»

Párrafo 4. Autorización. «La empresa autoriza al empleado a realizar este trabajo en remoto desde España durante [periodo o de forma indefinida]. La empresa no tiene en España sucursal, representación ni centro de trabajo.»

Párrafo 5. Retribución. «La retribución bruta es de [importe] euros al mes, [número] pagas al año, en total [importe] euros al año antes de retenciones. Los pagos se abonan en la cuenta bancaria del empleado [datos en el anexo].»

Párrafo 6. Seguridad Social (elige una opción). Opción A: «La empresa [está inscrita / ha solicitado la inscripción] en la Tesorería General de la Seguridad Social como empleador sin centro de trabajo en España, número [número]. La empresa tramitará el alta del empleado en el Régimen General antes de que empiece a trabajar en España.» Opción B: «El empleado permanece en el sistema de seguridad social de [país]. Adjuntamos el certificado de legislación aplicable [número, fecha] expedido por [organismo], que cubre el trabajo desde España.»

Párrafo 7. Otras condiciones. «Horario de trabajo: [horario]. El equipo lo aporta [la empresa / el empleado]. El resto de condiciones del contrato de trabajo [no cambian / cambian de la siguiente forma: ...].»

Párrafo 8. Contacto y firma. «Para verificar estos datos, contacte con [nombre y apellidos, cargo, e-mail]. [Cargo del firmante], [nombre y apellidos], firma, sello de la empresa.»

Los importes se rellenan teniendo en cuenta el umbral: para el solicitante principal, 2.849 € al mes o 34.188 € al año antes de retenciones [1]. Con catorce pagas, indica tanto el importe mensual como el anual; cómo se calcula: ingresos para el DNV.

Modelo para autónomos: carta del cliente

Párrafo 1. «La empresa [denominación], [país], [número de registro], desarrolla su actividad desde [fecha]. Se adjunta el extracto del registro.»

Párrafo 2. «[Nombre y apellidos] nos presta servicios de [descripción] en virtud del contrato [número, fecha, tipo de contrato: contrato mercantil] desde [fecha de inicio]. En la fecha de esta carta, la relación dura más de tres meses.»

Párrafo 3. «Los servicios se prestan exclusivamente en remoto, mediante medios informáticos, telemáticos y de telecomunicación. No tenemos inconveniente en que se presten desde España.»

Párrafo 4. «Retribución: [importe] euros al mes contra facturas [periodicidad de facturación]. Duración del contrato: [duración]. Contacto para verificación: [nombre y apellidos, e-mail]. [Firma, sello].»

Para el DNV, los ingresos del freelance se acreditan con las facturas de tres meses y un certificado bancario a su nombre [1]. Si también tienes clientes españoles, ten en cuenta el límite: la regla del 20 %.

Idioma, traducción, firma y apostilla

El consulado exige traducir al español toda la documentación en otros idiomas [2]. Para la UGE, los documentos que no son públicos basta con que los traduzca un traductor jurado [1]. La carta de una empresa privada no es un documento público de una autoridad extranjera, así que, según el texto de la UGE, no se le aplica la regla de la apostilla; en cambio, el extracto del registro de la empresa sí es un documento público: necesita apostilla y traducción [1]. Los documentos no dicen si el consulado o la UGE exigen legalizar la carta ante notario. Normas sobre traducciones: traducción jurada; apostilla: apostilla y legalización.

Errores habituales en la carta

• No hay importe en euros o solo figura en rublos [1].
• Se indica el neto en lugar del bruto: la UGE calcula los importes antes de retenciones [1].
• Se indica el puesto sin funciones, o las funciones se describen de forma que exigen presencia física [3].
• Falta una frase directa sobre el trabajo en remoto y la autorización para trabajar desde España [1][2].
• Antigüedad inferior a tres meses en la fecha de solicitud [2][4].
• Para el visado y para la UGE se presentan cartas con importes y fechas distintos.
• La carta declara una inscripción en la Seguridad Social que en realidad no existe. Requisitos de Seguridad Social: Seguridad Social sin A1.
• Falta la firma, el cargo del firmante y un contacto para verificar: es una recomendación práctica nuestra, la Administración no lo exige.

En qué podemos ayudarte

El equipo de ReloVictory en Barcelona prepara para tu empleador la lista de puntos y el texto de la carta adaptado a tu caso, comprueba que los importes y las fechas coinciden con el resto de documentos del expediente y organiza la traducción jurada. La parte jurídica la lleva el abogado del equipo; la administrativa, una graduada social. La primera consulta, de 15 minutos, es gratuita; la consulta completa cuesta 121 € por 45 minutos. Cita: consulta. Página del servicio: residencia para nómadas digitales.

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