Sede electrónica: qué es y cómo presentar documentos en ella

¿Qué es la sede electrónica?

La sede electrónica es una dirección electrónica que pertenece a un organismo público y a la que los ciudadanos acceden por internet. La define el artículo 38 de la Ley 40/2015: el titular de la sede responde de la integridad, la veracidad y la actualización de la información y los servicios que ofrece, debe garantizar comunicaciones seguras y acreditar la autenticidad del sitio con un certificado cualificado [1].

En la práctica, esto significa que las presentaciones y notificaciones oficiales pasan por la sede del organismo, no por la web de un intermediario. Todas las sedes de la tabla siguiente están en dominios gob.es.

¿Qué sedes necesita un extranjero y para qué?

La lista no está completa: la Agencia Tributaria, el ayuntamiento y la Generalitat tienen sus propias sedes. Cómo acceder con Cl@ve lo explicamos en el artículo sobre Cl@ve y Mi Carpeta Ciudadana.

¿Cómo identificarse en la sede?

Para presentar por vía electrónica necesitas un certificado digital, Cl@ve o el DNI electrónico: así lo indica la guía de la Delegación del Gobierno en Madrid de noviembre de 2025 [6]. La UGE solo admite solicitudes con certificado electrónico [3].

Si no tienes medios electrónicos y no estás entre los obligados a relacionarse electrónicamente, la administración debe ayudarte. En las oficinas de asistencia en materia de registros, un funcionario puede identificarte y firmar por ti, pero solo con tu consentimiento expreso, que queda registrado [2]. Cómo obtener el certificado digital y el acceso de un representante lo explicamos aparte.

¿Es obligatorio presentar la solicitud por vía electrónica?

Depende del procedimiento. Como regla general, una persona física puede elegir entre la vía electrónica y la presencial, salvo que una ley o un reglamento le obligue a usar el canal electrónico (artículo 14 de la Ley 39/2015) [2]. Las solicitudes de la Ley 14/2013, también las del DNV, el organismo solo las admite por vía electrónica [3].

Para los procedimientos del Reglamento, el artículo 197.2 del RD 1155/2024 obligaba a presentar por vía electrónica, entre otras, las prórrogas de estancia por estudios y la renovación no lucrativa [4]. El 8 de julio de 2026 el Tribunal Supremo anuló el artículo 197.2 en su totalidad y lo reiteró el 29 de julio; el tribunal dejó abierta la posibilidad de que el reglamento vuelva a imponer esa obligación si está justificada y es proporcionada [5]. La guía de Madrid, redactada antes de las sentencias, todavía señala Mercurio como canal obligatorio para estos procedimientos [6].

No hemos podido confirmar en fuentes oficiales qué canal admite hoy tu tipo de solicitud. Consulta la página del procedimiento y confírmalo con un abogado. Cómo solicitar la autorización de residencia por la sede paso a paso lo explicamos en el artículo solicitud de residencia por la sede electrónica, y los pasos para el DNV están en la hoja de ruta.

¿Cuándo se considera presentada la solicitud?

El registro electrónico admite documentos todos los días del año, las 24 horas. Los plazos se computan según la hora oficial de la sede, y el documento presentado en un día inhábil se entiende presentado en la primera hora del siguiente día hábil [2].

Tras la presentación, el sistema emite un recibo: una copia del documento con la fecha, la hora y el número de entrada [2]. Guárdalo: el plazo que corre para el organismo empieza en la fecha y hora de presentación en el registro electrónico, y esa fecha te la tienen que comunicar [2].

Para las solicitudes de la UGE, la página del organismo indica pagar la tasa con el modelo 790, código 038, punto 7 [3]. Otros procedimientos tienen su propio impreso, por ejemplo el modelo 790.

¿Cómo llegan las notificaciones de la sede?

La notificación electrónica se entiende recibida en el momento en que tú o tu representante la abrís en la sede. Si la vía electrónica es obligatoria o la has elegido tú y no abres la notificación en diez días naturales, se entiende rechazada [2].

Por eso conviene revisar el buzón de notificaciones con regularidad, sobre todo después de presentar. Un requerimiento sin atender puede acabar en que se te tenga por desistido de la solicitud; más detalles en el artículo sobre desistimiento y caducidad.

¿Puede presentarla un representante por ti?

Sí. La Ley 39/2015 admite un representante, pero hay que acreditar la representación: con un poder notarial, con un apoderamiento apud acta otorgado en persona o en la sede, o con la inscripción en el registro electrónico de apoderamientos [2]. En extranjería, el artículo 197.4 del RD 1155/2024 recoge las mismas vías y añade a los representantes con convenios de habilitación y a los inscritos en el Registro Electrónico de Colaboradores de Extranjería [4]. Quién puede representarte lo vemos en el artículo sobre el gestor y la abogacía. Tienes un resumen de los trámites en Barcelona en la página Autorización de residencia en Barcelona.

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ReloVictory · Fuentes consultadas el 02.10.2026 · No sustituye a una consulta jurídica individual.