- La apostilla se pone en los documentos públicos que circulan entre países del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 y sustituye a la legalización consular [1][3].
- Son documentos públicos según el Convenio los que emanan de una autoridad o de un tribunal, los documentos administrativos, los notariales y las certificaciones oficiales puestas sobre documentos privados, por ejemplo la legitimación de una firma [3].
- El Convenio no se aplica a los documentos de agentes diplomáticos o consulares ni a los documentos administrativos relativos a operaciones mercantiles o aduaneras. Los documentos consulares se legalizan aparte [1][3].
- Rusia, Bielorrusia, Ucrania y Kazajistán figuran en la lista de Estados parte del Convenio del Ministerio de Justicia de España de 11.09.2026 [2].
- La apostilla certifica la firma, el cargo y el sello, pero no el contenido, y no sustituye a la traducción [3].
¿Qué es la apostilla y en qué se diferencia de la legalización?
La apostilla es un sello previsto en el Convenio de La Haya de 1961. Es la única formalidad que puede exigirse para certificar la autenticidad de la firma, el cargo de quien firma y el sello del documento. La pone la autoridad competente del país que expidió el documento [3]. El Convenio exime de la legalización diplomática a los documentos a los que se aplica [3].
La legalización diplomática funciona de otra manera: la autenticidad de la firma y el sello la certifican primero el Ministerio de Asuntos Exteriores del país de expedición y después la representación española en cuya demarcación consular se encuentra el lugar de expedición [1]. La regla general que indica el Ministerio de Asuntos Exteriores español es que los documentos públicos de un país que deban surtir efecto en otro tienen que legalizarse. Las excepciones las establecen el Convenio de La Haya sobre la apostilla y otros instrumentos internacionales [1]. La apostilla en sí no dice nada sobre el contenido del documento ni lo comprueba [3].
Tres preguntas que determinan si necesitas apostilla
La respuesta depende de tres cosas: el tipo de documento, el país de expedición y la finalidad.
- ¿Es un documento público? Según el Convenio, son públicos los documentos de una autoridad o de un tribunal, los administrativos, los notariales y las certificaciones oficiales sobre documentos privados (inscripción en un registro, constancia de fecha, legitimación de firma) [3].
- ¿El país de expedición es parte del Convenio? La lista de Estados la lleva el Ministerio de Justicia de España; a 11.09.2026 figuran en ella Rusia, Bielorrusia, Ucrania y Kazajistán [2]. Si el país no está en la lista, hace falta legalización [1].
- ¿Hay alguna excepción? Algunos documentos están exentos de apostilla y de legalización por el Reglamento UE 2016/1191 y por convenios (Atenas 1977, Viena 1976, Londres 1968) [1].
En los procedimientos de extranjería, la UGE exige que los documentos públicos expedidos por una autoridad extranjera estén legalizados o apostillados [5]. Los requisitos dependen del procedimiento y del órgano que recibe el documento, así que compruébalos antes de tramitarlos.
¿Qué documentos se suelen apostillar?
La apostilla se pone en actos públicos, no en cualquier papel. La tabla recoge situaciones típicas. Ilustra la lógica y no es una lista de requisitos de tu procedimiento.
| Documento | ¿Público según el Convenio? | Qué hace falta |
|---|---|---|
| Certificado de antecedentes penales de un organismo estatal | Sí, documento de una autoridad | Apostilla del país de expedición, si es parte del Convenio [1][3] |
| Certificado de matrimonio o de nacimiento | Sí, documento del estado civil | Apostilla, salvo excepción; si una norma internacional lo exime, no hace falta [1] |
| Poder notarial o copia notarial | Sí, documento notarial | Apostilla de la autoridad competente del país de expedición [3] |
| Carta de la empresa, contrato con una empresa | No, documento privado | Primero la legitimación oficial de la firma, por ejemplo ante notario, y después la apostilla sobre esa legitimación [3] |
| Certificado consular (por ejemplo, de nacionalidad o de residencia) | No, los documentos consulares están excluidos del Convenio | Legalización en el Servicio de Legalizaciones del Ministerio de Asuntos Exteriores español [1][3] |
¿Qué no resuelve la apostilla?
La apostilla no sustituye a la traducción ni comprueba el contenido. Solo acredita el origen del documento: la firma, el cargo de quien firma y el sello [3]. Un documento en ruso necesita igualmente traducción al español para un organismo español. Si la traducción se encarga después de la apostilla, debe incluir también el sello. El procedimiento y el precio se explican en los artículos sobre la traducción jurada y de qué depende el precio de la traducción.
La apostilla no prolonga la validez de un certificado: en un expediente de extranjería puede importar lo reciente que sea el propio documento, y eso lo determinan el tipo de certificado y el procedimiento. Más información en el artículo sobre apostilla y legalización.
¿Qué depende de tu caso?
Si existe una excepción. El Ministerio de Asuntos Exteriores español menciona un canje de notas de 1984 con la URSS que exime de legalización las certificaciones del Registro Civil de España y de Rusia [1]. Si se aplica a tu documento y si tu organismo lo acepta sin apostilla lo determina un abogado o un gestor: no tenemos una respuesta general. Si el país de expedición se adhirió al Convenio hace poco, revisa la tabla de estado de la HCCH por si algún Estado se ha opuesto a la adhesión [4].
La página del servicio de documentos ayuda a reunir la documentación para tu procedimiento; el conjunto de documentos para el DNV se describe en la hoja de ruta del DNV. Qué es la apostilla en términos generales se explica en el artículo qué es la apostilla.
Preguntas frecuentes
¿Hace falta apostilla en el certificado de antecedentes penales para España?
¿Hace falta apostilla en la traducción de un documento?
¿Qué hago si el país de expedición no está en la lista del Convenio?
¿Hace falta apostilla en una carta de la empresa o en un contrato?
¿Hace falta apostilla en los documentos de la UE?
Fuentes oficiales
- Ministerio de Asuntos Exteriores · Legalización y apostilla (normas, excepciones) ↗
- Ministerio de Justicia · Estados firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 (lista de 11.09.2026) ↗
- HCCH · Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 (texto, arts. 1-6) ↗
- HCCH · Tabla de estado del Convenio Apostilla ↗
- Ministerio de Inclusión · UGE: documentos para la solicitud inicial (traducción, legalización y apostilla) ↗
Fuentes consultadas el 02.10.2026. Los textos consolidados y las páginas de referencia de los organismos tienen carácter informativo: la aplicación jurídica depende de las publicaciones oficiales, las modificaciones y las circunstancias concretas. Material revisado por el abogado Francisco Romero Jiménez (ICAB 33641) el 21.10.2026.
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ReloVictory · Fuentes consultadas el 02.10.2026 · No sustituye a una consulta jurídica individual.